Si gestiones una immobiliària, cada operació de compravenda o lloguer que tramites passa per les teves mans acompanyada d'una quantitat de dades personals més gran del que sembla a simple vista. No és només el nom i el telèfon del client: també maneges la seva situació econòmica, la seva solvència i, moltes vegades, la del seu avalador. Anem a veure què implica això per a la teva obligació de complir el RGPD.
Quines dades maneja una immobiliària en el seu dia a dia
Una immobiliària gestiona DNI o NIE, nòmines i declaracions de la renda per estudiar la solvència d'inquilins o compradors, dades bancàries per domiciliar pagaments, historials d'informes de solvència (tipus ASNEF), contractes de compravenda o arrendament amb dades de totes les parts i, sovint, dades d'avaladors que ni tan sols són els teus clients directes.
Tota aquesta informació sol passar per diversos sistemes alhora: el CRM de captació, el correu electrònic, carpetes compartides amb la gestoria o la notaria, i de vegades WhatsApp per coordinar visites. Com més llocs toquen les mateixes dades, més punts hi ha on alguna cosa pot sortir malament.
Obligacions pràctiques d'una immobiliària amb el RGPD
- Registre d'activitats de tractament: quines dades reculls en cada fase (captació, visita, estudi de solvència, signatura), amb quina finalitat i durant quant de temps les conserves un cop tancada o descartada l'operació.
- Mesures de seguretat tècniques: accés restringit al CRM de clients, xifratge de documentació sensible com nòmines o informes de solvència, i cura especial amb el que es comparteix per canals com WhatsApp o correu sense xifrar.
- Contractes d'encarregat del tractament: amb gestories, notaries digitals o plataformes de gestió immobiliària que tracten dades dels teus clients per tu.
- Drets dels interessats: un comprador que finalment no tanca l'operació, o un candidat a llogater descartat, també té dret a demanar accés, rectificació o supressió de les seves dades. No només els teus clients actius.
Un matís important: l'estudi de solvència (comprovar ingressos, consultar fitxers de morositat) és una de les activitats més delicades del sector, perquè maneja dades econòmiques sensibles de persones que encara no són clients. Necessites una base legal clara i el consentiment informat d'aquesta persona abans de consultar aquest tipus d'informació.
Bretxes de dades: el termini de 72 hores amb l'AEPD
Una immobiliària maneja el tipus de dades (econòmiques, bancàries, de solvència) que resulta especialment atractiu si es filtra: poden fer-se servir per a fraus de suplantació molt més creïbles que una simple llista de correus. Una bretxa pot ser des d'un correu amb nòmines adjuntes enviat a la persona equivocada fins a un accés indegut al CRM de l'agència.
Des que en tens constància, disposes d'un termini legal de 72 hores per notificar-la a l'AEPD, i no fer-ho pot comportar una sanció independent de la que correspongui per la bretxa en si. Pots veure el procés complet, pas a pas, a la nostra guia per notificar una bretxa de seguretat a l'AEPD.
Sancions i per què val la pena prevenir
Les sancions per incomplir el RGPD poden arribar, en els casos més greus, fins a 20 milions d'euros o el 4% de la facturació global anual de l'empresa, encara que a la pràctica les sancions a pimes i immobiliàries petites solen quedar molt per sota d'aquest màxim. Tot i així, donat el tipus de dades econòmiques que maneges, una filtració pot danyar la teva reputació amb clients i propietaris de manera molt més duradora que la pròpia multa, en un sector on el boca-orella pesa molt.
A Alerta Brecha vigilem de manera contínua si les dades de la teva immobiliària (correus, dominis, telèfons) apareixen en filtracions conegudes. Tenim un Pla Bàsic (9€/mes, monitorització setmanal) i un Pla Professional (14,50€/mes el primer any, 29€/mes després, amb monitorització diària i PDF precarregat per a l'AEPD). Estem en fase d'accés anticipat, amb llista d'espera oberta.
---
Recorda que aquest article té un caràcter merament divulgatiu i no substitueix l'assessorament d'un professional legal qualificat. Per resoldre dubtes concrets sobre la teva situació, consulta amb un professional.