Si gestionas una inmobiliaria, cada operación de compraventa o alquiler que tramitas pasa por tus manos acompañada de una cantidad de datos personales mayor de lo que parece a simple vista. No es solo el nombre y el teléfono del cliente: también manejas su situación económica, su solvencia y, muchas veces, la de su avalista. Vamos a ver qué implica esto para tu obligación de cumplir el RGPD.
Qué datos maneja una inmobiliaria en su día a día
Una inmobiliaria gestiona DNI o NIE, nóminas y declaraciones de la renta para estudiar la solvencia de inquilinos o compradores, datos bancarios para domiciliar pagos, historiales de informes de solvencia (tipo ASNEF), contratos de compraventa o arrendamiento con datos de todas las partes y, con frecuencia, datos de avalistas que ni siquiera son tus clientes directos.
Toda esta información suele pasar por varios sistemas a la vez: el CRM de captación, el correo electrónico, carpetas compartidas con la gestoría o la notaría, y a veces WhatsApp para coordinar visitas. Cuantos más sitios tocan los mismos datos, más puntos hay donde algo puede salir mal.
Obligaciones prácticas de una inmobiliaria con el RGPD
- Registro de actividades de tratamiento: qué datos recoges en cada fase (captación, visita, estudio de solvencia, firma), con qué finalidad y durante cuánto tiempo los conservas una vez cerrada o descartada la operación.
- Medidas de seguridad técnicas: acceso restringido al CRM de clientes, cifrado de documentación sensible como nóminas o informes de solvencia, y cuidado especial con lo que se comparte por canales como WhatsApp o correo sin cifrar.
- Contratos de encargado de tratamiento: con gestorías, notarías digitales o plataformas de gestión inmobiliaria que tratan datos de tus clientes por ti.
- Derechos de los interesados: un comprador que finalmente no cierra la operación, o un candidato a inquilino descartado, también tiene derecho a pedir acceso, rectificación o supresión de sus datos. No solo tus clientes activos.
Un matiz importante: el estudio de solvencia (comprobar ingresos, consultar ficheros de morosidad) es una de las actividades más delicadas del sector, porque maneja datos económicos sensibles de personas que todavía no son clientes. Necesitas una base legal clara y el consentimiento informado de esa persona antes de consultar ese tipo de información.
Brechas de datos: el plazo de 72 horas con la AEPD
Una inmobiliaria maneja el tipo de datos (económicos, bancarios, de solvencia) que resulta especialmente atractivo si se filtra: pueden usarse para fraudes de suplantación mucho más creíbles que una simple lista de correos. Una brecha puede ser desde un correo con nóminas adjuntas enviado a la persona equivocada hasta un acceso indebido al CRM de la agencia.
Desde que tienes constancia del incidente, dispones de un plazo legal de 72 horas para notificarlo a la AEPD, y no hacerlo puede acarrear una sanción independiente de la que corresponda por la brecha en sí. Puedes ver el proceso completo, paso a paso, en nuestra guía para notificar una brecha de seguridad a la AEPD.
Sanciones y por qué merece la pena prevenir
Las sanciones por incumplir el RGPD pueden alcanzar, en los casos más graves, hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual de la empresa, aunque en la práctica las sanciones a pymes e inmobiliarias pequeñas suelen quedar muy por debajo de ese máximo. Aun así, dado el tipo de datos económicos que manejas, una filtración puede dañar tu reputación con clientes y propietarios de forma mucho más duradera que la propia multa, en un sector donde el boca a boca pesa mucho.
En Alerta Brecha vigilamos de forma continua si los datos de tu inmobiliaria (correos, dominios, teléfonos) aparecen en filtraciones conocidas. Tenemos un Plan Básico (9€/mes, monitorización semanal) y un Plan Profesional (14,50€/mes el primer año, 29€/mes después, con monitorización diaria y PDF precargado para la AEPD). Estamos en fase de acceso anticipado, con lista de espera abierta.
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Recuerda que este artículo tiene un carácter meramente divulgativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional legal cualificado. Para resolver dudas concretas sobre tu situación, consulta con un profesional.